De Belgische wetgeving voorziet momenteel niet in een algemene verplichting voor de werkgever om over een tijdsregistratiesysteem te beschikken. Momenteel voorzien een aantal specifieke wettelijke bepalingen wel in het bijhouden van systemen van tijdsregistratie of tijdsopvolging (bv. bij deeltijdse tewerkstelling).
De programmawet van 26 december 2022 voegt een nieuwe verplichting tot tijdsregistratie in voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten.
doelstelling?
De programmawet wil dat voor elke arbeidsplaats waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten van onroerende goederen worden verricht, de aanwezigheid van elke natuurlijke persoon geregistreerd wordt door middel van een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem. Dit systeem zal onder andere de aankomst- en vertrektijden (incl. de pauzes) registreren (zie verder).
De doelstelling van het elektronisch registratiesysteem is dubbel:
het verbeteren van de veiligheid op de arbeidsplaats omdat informatie over de aanwezigheden op de arbeidsplaats essentieel is bij arbeidsongevallen;
de strijd tegen zwartwerk, uitbuiting en schijnzelfstandigheid doordat de inspectiediensten de informatie uit het systeem zullen kunnen gebruiken voor hun opdrachten.
Ook zou de aanwezigheidsregistratie de administratieve lasten voor aannemers en onderaannemers in verband met de bekendmaking van de arbeidsuren verlichten.
De Checkinatwork verplichting die momenteel geldt voor bepaalde onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten zal worden afgeschaft en vervangen door het voormelde (uitgebreidere) elektronisch registratiesysteem. Dit systeem zal gelden voor alle werken, ongeacht hun waarde. Bovendien zullen alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een arbeidsplaats waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten worden verricht, de registratieplicht moeten naleven en dit ongeacht hun status (werknemer, zelfstandig, stagiair, gedetacheerde werknemer, aannemer, onderaannemer, enz.).
Voor wie verplicht?
De verplichting tot de elektronische aanwezigheidsregistratie zal enkel gelden voor de aannemers (en onderaannemers) die door een opdrachtgever zijn ingeschakeld om onderhouds- en/ of reinigingsactiviteiten te verrichten.
De verplichting zal niet gelden voor:
De publieke en particuliere sectoren die hun lokalen door hun eigen schoonmaakpersoneel laten onderhouden;
De natuurlijke persoon die reinigingsactiviteiten enkel voor privédoeleinden laat uitvoeren;
De dienstencheque-bedrijven.
Wijze van de registratieverplichting
De registratieverplichting kan door middel van:
ofwel een elektronisch aanwezigheidsregistratiesysteem;
ofwel een alternatieve registratiewijze, zolang deze gelijkwaardige waarborgen biedt als het hiervoor vermelde systeem. Dit zal in een koninklijk besluit geconcretiseerd worden.
Om de elektronische aanwezigheidsregistratie mogelijk te maken zal de opdrachtgever (aannemer) een registratieapparaat ter beschikking moeten stellen van de aannemer (onderaannemer). Elke aannemer (onderaannemer) heeft enerzijds de verplichting om dit registratieapparaat te gebruiken en anderzijds moet hij het apparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij een beroep doet. In dit laatste geval zal ervoor gezorgd moeten worden dat de medecontractant alle gegevens daadwerkelijk en correct registreert. Het is aan te raden om deze verplichting specifiek op te nemen in een aannemingsovereenkomst.
Sanctionering
Het niet naleven van de verplichtingen in het kader van de verplichte aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten door aannemers, onderaannemers of werkgevers kan worden bestraft met een sanctie van niveau 3, dit is een administratieve geldboete van 400 tot 4.000 euro of een strafrechtelijke geldboete van 800 tot 8.000 euro. Deze geldboeten worden vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
Te registreren gegevens?
De volgende gegevens zullen geregistreerd moeten worden:
de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon;
het adres van de arbeidsplaats; indien het onroerend goed nog niet is genummerd of de openbare weg nog geen naam heeft gekregen, dient een omschrijving van het geografische gebied te worden gegeven;
de hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de arbeidsplaats: werknemer, zelfstandige, gedetacheerde werknemer, gedetacheerde zelfstandige, aannemer of onderaannemer;
identificatiegegevens van de eventuele werkgever;
de identificatiegegevens van de natuurlijke of rechtspersoon (aannemer, opdrachtgever of gelijkgestelde) in wiens opdracht een activiteit door een zelfstandige wordt uitgevoerd
het tijdstip van de registratie omvat:
de datum en alle uren van vertrek en aankomst op de arbeidsplaats; dit betreft ook het vertrek voor een rustpauze buiten de arbeidsplaats en de daaropvolgende terugkeer naar de arbeidsplaats;
de datum en alle begin- en einduren van rustpauzes op de arbeidsplaats.
Wie ontvangt deze gegevens?
Elke aannemer en elke onderaannemer, die beroep doet op een onderaannemer, dient ervoor te zorgen dat de gegevens daadwerkelijk en correct worden geregistreerd en doorgestuurd naar de gegevensbank die de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bijhoudt.
Inwerkingtreding?
De programmawet voorziet dat één of meerdere koninklijke besluiten nog verschillende onderdelen van deze registratieplicht dienen te regelen.
De uiterste datum voor inwerkingtreding is bepaald op 1 januari 2024, tenzij een koninklijk besluit een vroegere datum bepaalt.
* * *
Commit Advocaten zal de verdere invoering van deze registratieverplichting opvolgen en hierover berichten in het geval de nodige koninklijke besluiten worden gepubliceerd. In ieder geval is het van belang om als ondernemer deze nieuwe verplichting verder op te volgen en tijdig de nodige maatregelen te nemen. Dit houdt ook in dat je tijdig je overeenkomst(en) met je onderaannemer(s) zal moeten aanpassen en hierin de nodige contractuele verplichtingen opneemt.
Joris De Keersmaeker
Heeft u nog meer vragen over tijdsregistratie in het algemeen, deze nieuwe verplichting in het bijzonder, of heeft u andere vragen over de rechten van een werknemer/de verplichtingen van een werkgever? Commit Advocaten helpt u graag verder.
Wil u een geïndividualiseerde opleiding over deze onderwerpen, met duiding van de nieuwe maatregelen, duidelijke antwoorden op concrete vragen en tips over de acties die u als werkgever moet nemen? Dat kan. Contacteer ons hiervoor op info@commitlaw.be of via uw gebruikelijke contactpersoon voor een concrete afspraak.
Ondanks alle zorg die besteed is aan het opstellen van deze tekst, blijven vergissingen en/of onvolkomenheden mogelijk. De auteur en Commit Advocaten bv kunnen daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.