Op 16 december 2024 trad de Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing in werking, ook wel kortweg WPO genoemd.
Wij schetsen in dit blogbericht de krachtlijnen van deze nieuwe regelgeving op de werkvloer en geven mee waar u als werkgever voortaan moet op letten als u een onderzoek uitvoert of laat uitvoeren.
Wat is private opsporing?
Voordat we de verschillende wettelijke verplichtingen bespreken, is het belangrijk om te begrijpen wat activiteiten van private opsporing zijn. Het gaat om activiteiten die:
worden uitgevoerd door een natuurlijk persoon (= de private onderzoeker);
in opdracht van een opdrachtgever (de werkgever);
en bestaan uit het verzamelen van inlichtingen die verkregen zijn door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of over de toedracht van door feiten die zij hebben begaan;
met de bedoeling de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever om diens belangen in het kader van een effectief conflict of een mogelijk conflict te vrijwaren of om verdwenen personen of verloren of gestolen goederen op te sporen.
Concreet gaat het bijvoorbeeld over interne onderzoeken naar fraude of het verzamelen van bewijs in geval van een ontslag om dringende reden. Maar ook als een werkgever de professionele achtergrond van een kandidaat wil controleren om er zeker van te zijn dat hij hem kan vertrouwen om een arbeidsovereenkomst af te sluiten, is dit een activiteit van private opsporing.
Ondanks de ruime omschrijving, somt de WPO ook een aantal activiteiten op die niet worden aanzien als daden van private opsporing.
Eén van deze uitzonderingen betreft de activiteiten uitgeoefend voor rekening van de opdrachtgever ter uitvoering van wettelijke verplichtingen of opdrachten die niet als eigen doel private opsporing nastreven, maar slechts een gevolgtrekking zijn van deze verplichtingen en opdrachten. Hieronder vallen bijvoorbeeld:
het onderzoek van de preventieadviseur in het licht van de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;
de onderzoeken ten gevolge van de klokkenluidersregeling (in de strikte zin).
Let wel, wanneer de resultaten van deze onderzoeken verder worden gebruikt voor andere doeleinden (bijvoorbeeld met het oog op een ontslag of het geven van sanctie), dan gelden de regels van de private opsporing weer wel.
Belangrijk is ook dat de WPO niet alleen van toepassing is wanneer de werkgever een beroep op een externe onderzoeker, maar ook wanneer hij zelf een onderzoek voert (vb. door een HR-medewerker).
Wat zijn de belangrijkste verplichtingen voor de werkgever?
1. Legitiem belang
Om een privaat onderzoek te kunnen uitvoeren, moet de werkgever een legitiem belang hebben. Is dit niet het geval dan moet de private onderzoeker weigeren om een onderzoek uit te voeren.
2. Erkende ondernemingen en interne onderzoeksdiensten + identificatiekaart
Werkgevers mogen enkel samenwerken met ondernemingen voor private opsporing of interne onderzoeksdiensten die erkend zijn. Dit betekent dat zij moeten beschikken over een vergunning van de Minister van Binnenlandse Zaken. Vergunningen moeten worden aangevraagd binnen de zes maanden vanaf de inwerkingtreding van de wet, d.i. tot 16 juni 2025. Eenmaal de vergunning is verkregen, is ze vijf jaar geldig.
Daarenboven moet de private onderzoeker zelf steeds een identificatiekaart bij zich hebben. Deze kaart wordt uitgereikt door de Directie Private Veiligheid van de FOD Binnenlandse Zaken en heeft een geldigheidstermijn van vijf jaar.
Uitzondering: wanneer werkgevers een beroep doen op hun personeelsdienst om incidenten te onderzoeken waarbij een van hun werknemers betrokken is, moeten zij geen vergunning hebben noch een identificatiekaart. Zij moeten zich wel houden aan de overige regels in verband met de private opsporing (zie verder).
De wetgever heeft het begrip incidentenonderzoek niet gedefinieerd, maar volgens de voorbereidende werkzaamheden gaat dit over onderzoeken nadat een strafbaar feit is vastgesteld of wordt vermoed. Het omvat onder andere de analyse van camerabeelden, het opvragen en onderzoeken van toegangscontrolegegevens, het uitlezen van elektrische sloten of badgelezers, het ondervragen van collega's, …
3. Documenteren van het onderzoek
Voordat aan het onderzoek kan worden begonnen, moet een onderzoeksopdrachtdocument opgesteld en ondertekend worden. Dit document beschrijft de opdracht en de doeleinden waarvoor het bewijs wordt verzameld. Elke partij moet een kopie ontvangen van dit document.
Indien de werkgever die het onderzoek aanvraagt ook de werkgever van de private onderzoeker is, hoeft het onderzoeksopdrachtdocument niet te worden opgesteld en moet de private onderzoeker een opdrachtenregister bijhouden, waarin onder andere een precieze omschrijving van de opdracht, alsook de begin- en einddatum van het onderzoek genoteerd worden. Dit register moet 5 jaar worden bijgehouden.
Lopende het onderzoek moet er een onderzoeksdossier worden bijgehouden, waarin een chronologisch overzicht van alle verrichte handelingen wordt opgenomen.
Binnen de maand na de laatste onderzoeksverrichting moet de private onderzoeker een schriftelijk onderzoeksrapport (eindrapport) overmaken aan de werkgever.
De werkgever moet vervolgens binnen 30 dagen na ontvangst van het eindrapport beslissen of hij hier al dan niet “gevolg aan wil geven” en dit schriftelijk meedelen aan de onderneming voor privaat onderzoek of de interne onderzoeksdienst.
Opgelet: de driedagentermijn voor ontslag om dringende reden blijft van toepassing!
Als de werkgever geen gebruik wenst te maken van de informatie, moet ook onmiddellijk het onderzoeksrapport en de informatie daarin worden vernietigd.
Indien de werkgever van plan is gevolg te geven aan het eindrapport en/of de daarin verwerkte persoonsgegevens, dan moet de onderneming voor private opsporing of de interne onderzoeksdienst de betrokkene en iedere andere identificeerbare persoon ten aanzien van wie in het eindrapport persoonsgegevens zijn verwerkt schriftelijk op de hoogte brengen van volgende informatie:
de identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke of van zijn vertegenwoordiger;
de aard en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens;
de begin- en einddatum van de private opsporing;
het bestaan van het recht tot kosteloze inzage en aanvulling, verbetering of verwijdering van onjuiste persoonsgegevens die hen betreffen en de nadere regels waaronder dit recht kan worden uitgeoefend.
In geen geval mag de werkgever de informatie gebruiken zolang de betrokkene of een andere identificeerbare persoon zijn rechten niet heeft kunnen uitoefenen.
4. Intern reglement voor private opsporing
De werkgever die een beroep wil doen op een privaat onderzoek op de werkvloer dient zijn werknemers op voorhand te informeren over deze mogelijkheid. Dat moet gebeuren via een intern reglement.
Dit reglement moet duidelijk maken hoe en onder welke omstandigheden de onderzoeken mogen worden uitgevoerd, en het moet expliciet de rechten van werknemers beschermen.
De wet legt geen vormvoorwaarden op, zodat een bedrijfspolicy omwille van flexibiliteit het aangewezen instrument lijkt. Ook een collectieve arbeidsovereenkomst of een bijlage aan de arbeidsovereenkomst behoren tot de mogelijkheden, maar zijn heel wat logger om aan te passen.
Werkgevers hebben tot 16 december 2026 de tijd om een intern reglement op te stellen en te communiceren aan de werknemers. Heeft men na deze datum geen intern reglement, dan zal men geen rechtsgeldig beroep kunnen doen op het privaat onderzoek. De externe onderzoeker die in dat geval een opdracht krijgt van een werkgever, zal die moeten weigeren.
Bepaalde opsporingshandelingen zijn strikt gereglementeerd, waaronder bijvoorbeeld interviews, confrontaties, observaties, enz.
Een interview kan bijvoorbeeld alleen plaatsvinden als de betrokkene zijn toestemming heeft gegeven aan de private onderzoeker en deze hem vooraf een hele reeks informatie heeft gegeven (redenen voor het interview, de confrontatie of reconstructie, het recht om geen vragen te beantwoorden, enz.). Er dient ook steeds een schriftelijk verslag te worden opgemaakt van het interview dat moet worden ondertekend door de onderzoeken en de geïnterviewde.
Controle?
De naleving van de WPO wordt gecontroleerd door zowel de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), wanneer de overtreding betrekking heeft op de verwerking van persoonsgegevens, als door de politiediensten en specifieke inspecteurs.
Ook de rechter heeft een controlebevoegdheid wanneer hij in het kader van een gerechtelijke procedure de resultaten van een private opsporing ontvangt. Hij moet dan hij nagaan of deze in overeenstemming met de wettelijke bepalingen zijn verkregen en moet hij zelf de bewijskracht ervan beoordelen.
Gevolgen niet-naleving WPO?
1. Administratieve sancties
Wanneer de wet niet wordt nageleefd kan dit aanleiding geven tot:
een waarschuwing;
een minnelijke schikking;
een administratieve geldboete van 100 tot 25 000 EUR, te verhogen in geval van herhaling.
2. Gerechtelijke gevolgen
Een aantal bepalingen van de WPO zijn voorgeschreven op straffe van nietigheid, zoals bijvoorbeeld:
de schending van de vergunningsplicht;
het ontbreken van een intern reglement;
het onderzoeken van verboden onderzoeksdomeinen;
het gebruik van niet toegelaten onderzoeksmethoden;
…
Dit betekent dat bewijs dat is verkregen als onderdeel van een private opsporing in strijd met deze bepalingen onwettig is en niet in aanmerking kan worden genomen door de rechter.
Indien de geschonden bepaling niet op straffe van nietigheid is voorgeschreven, kan de rechter beslissen dat het onrechtmatig verzamelde bewijsmateriaal toch mag worden gebruikt. De rechter zal dan nagaan of in de concrete omstandigheden de betrouwbaarheid van het bewijs is aangetast en of het recht op een eerlijk proces in het gedrang is gebracht.
Stefanie De Cleen en Wouter Parmentier
Heeft u nog vragen ? Commit Advocaten helpt u graag verder.
Ondanks alle zorg die besteed is aan het opstellen van deze tekst, blijven vergissingen en/of onvolkomenheden mogelijk. De auteur en Commit Advocaten bv kunnen daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.